Розклад роботи:

Понеділок-Четвер з 8.00 до 17.15

П’ятниця – з 8.00 до 16.00,

обідня перерва з 13.00 до 14.00

Основні завдання відділу:

ПОЛОЖЕННЯ

про Архівний відділ Уманської міської ради

1. Загальні положення

1) Архівний відділ Уманської міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом міської ради, утворюється за поданням міського голови міською радою, підзвітний і підконтрольний міській раді, яка його утворила, підпорядкований її виконавчому комітетові та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи та діловодства також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Черкаської області (далі – держархів) у порядку, встановленому законом;

2) відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами міністерств, Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), рішеннями Черкаської обласної та Уманської міської рад, прийнятих у межах їхньої компетенції, розпорядженнями голови Черкаської обласної державної адміністрації та міського голови, рішеннями виконавчого комітету Уманської міської ради, нормативно-правовими актами  держархіву, а також цим Положенням.

2. Основні завдання

Основними  завданнями відділу є:

1) забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання інформації, що в них міститься;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства міста, які знаходяться в зоні комплектування відділу, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3. Функції

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує дотримання та виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву та здійснює контроль за їх реалізацією;

2) забезпечує постійне зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території міста;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів відділу і довідкового апарату до них;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;

5) інформує держархів про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

6) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу, на підставі затверджених списків;

7) подає на затвердження держархіву список джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

8) приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

 9) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає методичну допомогу щодо організації діловодства та зберігання документів;

10) здійснює контроль за складанням і додержанням номенклатури справ підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування відділу;

11) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

12) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, забезпечує, в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей, долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

13) надає адміністративні послуги;

14) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;

15) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

16) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду;

17) подає міській раді пропозиції щодо створення архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудовий архів);
18) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості  про ці документи держархіву;

19) передає держархіву у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

20) складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти міських цільових програм, плани розвитку архівної справи в місті, забезпечує їх виконання;

21) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації;

22) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних підрозділів міста, трудового архіву;

23) організовує вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних підрозділів;

24) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав та законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

25) аналізує стан та тенденції соціально-економічного розвитку в галузі архівної справи і діловодства в межах міста та вживає заходів щодо усунення недоліків;

26) бере участь у підготовці пропозицій до проектів  програм соціально-економічного та культурного розвитку міста;

27) вносить пропозиції до проекту міського бюджету;

28) забезпечує ефективне і цільове використання бюджетних коштів;

29) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку;

30) розробляє проекти розпоряджень міського голови, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації повноважень з архівної справи і діловодства;

31) бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;

32) бере участь у розробленні проектів розпоряджень міського голови, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи міської ради;

33) бере участь у підготовці звітів міського голови для їх розгляду на сесії міської ради;

34) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами міської ради інформаційні та аналітичні матеріали для подання міському голові;

35) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

36) готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

37) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

38) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

39) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

40) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;

41) забезпечує в межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства  з охорони праці, пожежної безпеки;

42) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

43) забезпечує захист персональних даних;

44) здійснює інші, передбачені законом, повноваження.

4. Права

Відділ має право:

1) одержувати в установленому порядку від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об’єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи міської ради в галузі архівної справи і діловодства;

3) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

4) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу;

5) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або таких, які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

6) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

7) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб  діловодства  органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій  незалежно  від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок,  релігійних  організацій,  а  також  трудових,  приватних

 архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

8) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

9) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

10) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

11) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

5. Взаємодія з іншими суб’єктами

Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими виконавчими органами Уманської міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для виконання завдань та здійснення запланованих заходів.

6. Керівництво

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою згідно із вимогами чинного законодавства України.

Начальник архіву:

1) здійснює керівництво діяльністю відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження міській раді Положення про архівний відділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи міської ради;

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

6) звітує перед міським головою про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

7) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням;

8) розпоряджається коштами відділу у межах затвердженого кошторису витрат на його утримання;

9) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

10) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

11) вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі, юридичним особам у тимчасове користування поза відділом та про надання доступу користувачам до роботи над документами;

12) здійснює інші повноваження, покладені на нього відповідно до вимог чинного законодавства України та цього Положення.

7. Для проведення експертизи цінності документів у відділі утворюється експертно-перевірна комісія. Склад і положення про експертно-перевірну комісію на підставі типового положення  затверджує начальник відділу.

8.  Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.

Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада. Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджується міським головою.

9. Відділ є юридичною особою.

10. Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

11. Майно, яке знаходиться у відділі є комунальною власністю міської ради та перебуває в оперативному управлінні відділу (користуванні).

12. Реорганізація та ліквідація відділу здійснюється за рішенням міської ради відповідно до чинного законодавства.